La méthode Zen To Done a été créée par Léo Babauta, auteur et blogueur américain. Ce père de 6 enfants, se voyant toujours contraint de courir après le temps, sans pour autant parvenir à s’en dégager pour des activités plaisantes, a petit à petit substitué ses mauvaises habitudes par des bonnes. Il a tout d’abord commencé par remplacer la cigarette par le running. Constatant les bienfaits, il a mis au point la méthode Zen to done dans le but d’aller à l’essentiel sans s’éparpiller, afin d’enrichir sa vie personnelle.
Pour appliquer cette démarche de gestion du temps à votre propre organisation, les 10 actions suivantes sont recommandées :
1. Collectez vos idées
La première étape de cette méthode d’organisation consiste à noter toutes les idées, projets, tâches, rendez-vous qui vous polluent la tête. Pour vous libérer l’esprit, vous avez le choix entre la bonne vieille méthode du carnet ou bullet journal, sûre et efficace, et la méthode moderne, qui consiste à utiliser une application du type Trello ou Evernote. À chacun son style, du moment que toutes ces pensées parasites ne restent pas dans votre tête à tourner en rond !
2. Traitez vos notes
Une fois toutes les tâches inscrites, faites le point sur ce que vous devez effectuer. Une action qui prend moins de 2 minutes, comme prendre un rendez-vous ou ranger un papier administratif, doit être faite tout de suite. Les autres doivent pouvoir être classées dans l’une des colonnes suivantes : à déléguer ou à programmer. Vous pouvez même barrer une corvée qui, à la réflexion, n’a aucune importance (pourquoi se créer du travail supplémentaire ?).
3. Planifiez votre semaine
Le dimanche soir, par exemple, optimisez votre organisation en prévoyant les choses à faire la semaine suivante. Puis, chaque matin, faites le point en planifiant 1 à 3 tâches importantes à accomplir dans la journée. Définir vos priorités et structurer votre temps est primordial pour ne pas vous laisser dépasser.
4. Passez à l’action
Pour agir au lieu de procrastiner, la meilleure solution est de rester focalisé sur votre plan d’action. Ne vous laissez pas distraire par vos emails, vos notifications, Internet ou Facebook… La clé de la méthode zen to done est d’éviter les interruptions et distractions, de vous concentrer sur un seul point à la fois, et de ne surtout pas essayer de tout entreprendre en même temps, sous peine de ne rien terminer ! Gérer son emploi du temps est primordial pour être plus productif et efficace.
5. Établissez des listes
Reprenez votre carnet ou votre application, et classez vos idées par thèmes afin de mieux planifier votre travail. Créez des listes par catégories : travail, courses, rendez-vous, famille, sorties… Ainsi hiérarchisées, vos tâches vous paraîtront plus claires et bien organisées.
6. Triez vos tâches
Ne vous laissez pas envahir par vos listes, et mettez-les à jour régulièrement pour garder l’esprit zen. La satisfaction de voir vos tâches se réduire sera une belle récompense. Déterminez également une place pour chaque chose, ainsi vous ne vous laisserez pas encombrer visuellement.
7. Faites un bilan
Chaque semaine ou chaque mois (à vous de déterminer quel est le meilleur moment selon votre emploi du temps), faites un point sur vos résultats. Déterminez quelles actions vous avez réalisées rapidement, et quelles sont celles que vous devez encore mettre en œuvre pour atteindre vos objectifs.
8. Simplifiez !
Pour toucher le but que vous vous êtes fixé, ne vous laissez pas court-circuiter par des choses sans importance. Restez concentré sur l’essentiel. Vous allez avoir tendance à rajouter des corvées à mesure que votre liste diminue. Pour chacune d’elles, demandez-vous si elle a une réelle importance, et vous fera progresser dans votre organisation ou si elle n’est finalement qu’une perte de temps.
9. Établissez des routines
Les petits rituels augmentent la productivité. Eh oui, la routine n’a pas que des défauts, elle vous aide à structurer vos idées. Adopter de nouvelles habitudes peut vous aider à rester zen. Par exemple, commencez la journée en ouvrant votre messagerie, puis vérifiez votre agenda et concentrez-vous ensuite sur les tâches les plus importantes. Établissez des routines journalières, puis hebdomadaires qui vous feront progresser en efficacité.
10. Trouvez votre passion
En mettant en place de bonnes habitudes et en optimisant votre organisation quotidienne, vous allez vous concentrer sur l’essentiel. Certains automatismes mis en place vous feront gagner du temps dont vous pourrez vous servir pour découvrir ce qui vous passionne, et ainsi passez plus de temps à faire des activités plaisantes.
Les 10 étapes de la méthode zen to done peuvent être appliquées sur le plan professionnel, comme sur le plan personnel. Elles vont vous permettre, au fil du temps, de diminuer votre stress en vidant votre esprit des choses encombrantes ou inutiles pour aller vers le principal. En respectant chacune de ces actions, vous mettrez en place de bonnes habitudes dans votre quotidien, vous passerez plus de temps à faire ce que vous aimez et vous vous concentrerez davantage sur vos passions.